Off-topic: Metodologías de productividad

Aunque no sea un tema totalmente relacionado con el mundo de la tecnología, sino que es algo más genérico, pero me parece importante introducir este off-topic con algunas metodologías de productividad. Además, en un mundo tan competitivo y, a veces, estresante como el de la tecnología, seguro que puedes aplicar alguna de ellas para mejorar en tu trabajo.

Y es que mantener una buena productividad es fundamental para ser más eficiente en el trabajo, y también para conseguir más tiempo para dedicar a otras cosas. En muchas ocasiones, no somos conscientes de que perdemos gran cantidad de tiempo en cosas improductivas que no están lastrando los límites establecidos para realizar una tarea.

Eso terminará en estrés y frustración al ver que no has conseguido llegar a tu meta. Pero si siguieses alguna de estas metodologías y restases tiempo a tareas que no te aportan nada, como pasar tiempo en redes sociales, mirando el móvil, etc., tu día parecerá mucho más largo…

Te recomendaría instalar una app en tu dispositivo móvil para medir el tiempo que pasas con él. Te sorprenderías la cantidad de horas que desperdicias sin casi percatarte…

No tienes que llevar a raja tabla estos métodos, pero sí que se pueden estudiar todos y sacar conclusiones de ellos para adaptarlo a tus necesidades. Cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas, por eso, aprovecha los puntos fuertes de cada uno y desecha las carencias.

Metodologías de productividad

Existen varias metodologías que puedes aplicar para mejorar la productividad en tu trabajo o en tus rutinas diarias. Algunas de las más importantes son:

GTD (Getting Things Done)

David Allen es el artífice de esta metodología de productividad, y que surge por su experiencia en varias decenas de trabajos que ha tenido. En 2001, con 35 años, daría a conocer este método conocido como GTD (Getting Things Dome) para ayudarte a organizar todo aquello que debes hacer de la manera correcta.

Para poder desarrollar este método, tienes que seguir estos pasos:

1. Recopilar: primero debes reunir todas las ideas necesarias para formar tu «bandeja de entrada». Puedes hacerlo en notas físicas, o usando apps como ToDoist, Evernote, FacileThings, Focus To Do, Trello, etc.
2. Procesar: ahora se debe filtrar y procesar las entradas de tu bandeja. Es decir, debes ordenarlas según tres preguntas esenciales: ¿De qué tipo de tarea se trata? ¿Puedo hacer algo en estos momentos? ¿Cuál es el siguiente paso?
3. Organizar: ahora, en función de la información del paso 2, debes crear diferentes «bandejas» para catalogar las entradas o tareas que tienes por hacer. Como consejo, su creador recomienda hacer aquellas que toman tan solo un par de minutos previamente, sin ni siquiera agregarlas a las categorías. También recomienda almacenar los proyectos en otra bandeja independiente, que son los que toman más tiempo e implican realizar varias subtareas para completarlos. Podrías llevar también una forma de ir catalogando las tareas de forma similar al método Kanban (tipo Por hacer y Hecho), e incluso algunas listas tipo «quizás» o de poca prioridad que no tienes que hacer sí o sí.
4. Evaluar: es necesario revisar las listas con regularidad (1 vez/día) para evaluar si las tareas se están haciendo a su debido tiempo. Solo si estás seguro de que el sistema está al día, podrás dedicarte de forma plena a la tarea actual, sin preocuparte de que hayas olvidado cosas. En caso contrario, prioriza esa otra tarea rezagada que necesita ser atendida.
5. Ejecutar: deberías decidir lo que vas a hacer a continuación teniendo en cuenta 4 criterios:
   • Contexto de la tarea: si es una tarea de trabajo, o de ocio, obligaciones…
   • Tiempo disponible: debes evaluar si tienes suficiente tiempo para hacerla en este momento o no, así podrás optimizar tu tiempo. Por ejemplo, imagina que tienes 15 min en casa antes de irte al trabajo, y que tienes tareas de jardinería y realizar una llamada. No sería coherente ponerte a hacer la tarea de jardinería, puesto que no te dará tiempo y la dejarás a medias. Lo lógico es hacer la llamada y tacharla de la lista por hacer.
   • Energía disponible: el rendimiento va variando a lo largo de la persona o de momentos. No siempre estamos tan predispuestos. Por tanto, hay que aprovechar los picos de energía para hacer aquellas tareas más pesadas, y dejar las tareas más livianas para esos momentos de más cansancio. Es decir, adaptarte a tu biorritmo.
   • Nivel de prioridad: es importante también priorizar. Si es una tarea importante, debes encontrar el momento y la energía para hacerla. Eso puede implicar también aplazar otras tareas menos prioritarias.

ZTD (Zen To Done)

Este método ZTD (Zen To Done) fue ideado por Leo Babauta, y está basado en el GTD anterior. Esta otra modificación busca mejorar la productividad y solucionar algunas carencias del anterior, aunque a no todos les gusta.

En vez de 5 etapas, como el GTD, en este método se emplean 10 hábitos:

1. Recopilar información: este debe ser un hábito siempre activo, captando todo lo que te pase por la cabeza, como las ideas, tareas o proyectos. Eso te permite apuntarlo y liberar la mente para otras funciones. Recuerda la regla de los 2 min del GTD, y es que si la puedes hacer en ese tiempo, hazla ya y no la apuntes.
2. Procesar la información: una vez al día debes repasar toda la información capturada para tomar decisiones rápidas sobre cada apunte. Es importante evaluar la prioridad para poder eliminarla si está hecha, posponerla si no tiene prioridad, etc.
3. Planificar las tareas: programar los días y semanas en función de las tareas a realizar. Eso te ayudará a priorizar y tener una idea más clara de cómo te deberías distribuir tu tiempo de forma organizada. Es decir, hacer una especie de horario.
4. Hacer las tareas: cuando ejecutes la tarea se debe hacer sin distracciones. Por ejemplo, puedes usar alarmas para destinar el tiempo establecido a esa tarea sin tener que estar mirando el reloj cada dos por tres, apagar el móvil para no tener la tentación de mirarlo y distraerte, no usar Internet para otros fines, no pensar en otras tareas o cuestiones, etc. En definitiva, un enfoque total para mejorar la productividad en ese tiempo dedicado.
5. Mantener un sistema simple: mantener las listas fáciles de consultar y modificar de forma ágil. Puedes usar un cuaderno o agenda, o una app. Además, deberías catalogar las tareas según si son de ocio, trabajo,… La idea es poner el foco en lo que hay que hacer, no en el sistema. Si el sistema te distrae más que te ayuda, entonces no sería un buen método.
6. Organizar: debe ser simple y hacerse de forma rápida. Cuando entra un nuevo proyecto o tarea para hacer, se debe asignar un sitio en la lista correcta sin restarte demasiado tiempo.
7. Revisar: antes he citado que se deben revisar diaria o semanalmente, pero también es importante revisar el sistema y evaluar si se está consiguiendo el grado de cumplimiento, si se están alcanzando las metas, etc. Esta revisión puede ser cada ciertos meses o cada año.
8. Simplificar: las metas no deben ser numerosas, y las tareas deben ser esenciales. Deben ser cosas viables, y se deben eliminar todas aquellas tareas que no aporten nada vital.
9. Crear rutinas: deberías crear rutinas diarias de trabajo para que el proceso se haga menos pesado, transformándose en un hábito. Por ejemplo, usa un momento concreto del día para mirar el email, mantén un horario de trabajo, otro espacio para tareas de ocio, etc. Planifica también el día siguiente haciendo una evaluación de las prioridades y lo que se ha conseguido en el día actual.
10. Encontrar una pasión: es importante buscar una pasión o motivación. De esa forma, no procrastinarás las tareas. La pereza y el aburrimiento pueden ser los mayores enemigos para conseguir tus hitos.

Autofocus

Mark Foster es el creador del método Autofocus para mejorar la productividad. En este caso, se ha eliminado el factor de las prioridades de la ecuación. Eso simplifica enormemente este método, y puede ayudarte a reducir el estrés.

Los 5 pasos esenciales del Autofocus son:

1. Toma un cuaderno o una app para apuntar la lista de tareas a realizar. Es importante que sean fácilmente visibles de un solo vistazo.
2. Para poder elegir qué hacer hay que leer la lista de tares escrita hasta que veamos una que destaque por encima de las demás por su importancia o prioridad. Según Mark Foster, nuestro inconsciente es suficientemente sabio como para saber qué se debe hacer en ese momento.
3. Hacer esa tarea hasta que te veas capaz. La idea es no forzar, por tanto, si ves que te está sobrepasando, para. Si no la terminas, la borras de la lista y la vuelves a poner al final de la lista para retomarla en otro momento. Si la has terminado la puedes tachar.
4. Se deben realizar todas las tareas pendientes y no postergarlas eternamente.
5. Si existen tareas que no destacan especialmente, entonces puede indicar que no son imprescindibles y se pueden descartar, sin reescribirlos nuevamente.

POMODORO

Una de las metodologías más sencillas y efectivas es la desarrollada por el italiano Francesco Cirillo. POMODORO, como se llama, se creó en los años 80, y se basa en tiempos culinarios o alarmas (llamados «pomodoros»). Para ello, puedes usar diversas apps como Marinara Timer, Focus Booster, Focus To-Do, Focus 10, Pomodoro Timer, etc.

POMODORO juega con el efecto Zeigarnik sobre la necesidad humana de finalizar las tareas. Además, también integra la idea de que no se puede mantener la atención plena durante demasiado tiempo. Por eso es importante el sistema de pausas.

Los pasos a seguir para implementar POMODORO en tu vida son:

1. Decide la tarea que vas a realizar.
2. Pon una alarma de unos 25 min y trabaja de manera totalmente focalizada en esa tarea, sin distracciones. Cuando suene la alarma, tienes que dar por finalizada esa actividad.
3. Haz una pausa de 5 min y vuelve a repetir el paso 2. Deberás repetir este bucle hasta terminar la tarea. En caso de que se alarme más de 3 pausas, el cuarto periodo de pausa descansa durante más tiempo, con un descanso de 20-30 min.

Filosofía Kaizen

Este método viene del mundo empresarial nipón. Se basa en el JIT (Just In Time), o método Toyota, y en el método Kanban. Japón es uno de los países con más metodologías de trabajo y productividad, como es el caso de esta filosofía Kaizen (puede traducirse como «mejor continúa«).

Tras la II Guerra Mundial, la ocupación estadounidense produjo un choque entre ambas mentalidades, dando lugar a este nuevo concepto de productividad. Para ello, se unificaría el trabajo estadístico y control de los occidentales con la filosofía de superación japonesa, mejorando día a día.

El sistema Just In Time de los años 70 trata de «producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan«.

Derivado de ese método derivaría también Kanban, que de forma muy resumida consistiría en:

1. Colocar en un tablero las tareas que se deben  hacer. El panel deberá tener 3 columnas: pendiente (To Do), en proceso (Doing) y terminadas (Done).
2. En principio, se sitúan todas las tarjetas, cada una con una tarea, en pendientes. Y cuando se están haciendo se pasan a la columna central de en proceso. Finalmente, una vez se han terminado, se pasa a la columna de tareas acabadas.
3. Una vez terminada, se escoge una nueva tarea de la lista de pendientes y se comienza el proceso…

Pareto-Parkinson

Tim Ferriss también creó un método de productividad combinando dos principios. Además, el método Pareto-Parkinson también se fundamenta en:

• El hecho de que el más productivo es aquel que sabe distribuir mejor los recursos y trabajar en los momentos con mayor interés o energía.
• Lo importante no es estar siempre ocupado, sino ser productivo. Es decir, evitar estar en mil cosas y finalmente no terminar ninguna…
• También ve el estrés como algo positivo que puede ayudar en algunos momentos para salir de la zona de confort y superar las limitaciones.

En cuanto al principio de Pareto, es una idea desarrollada por e sociólogo Vilfredo Pareto. Este italiano se daría cuenta de que el 20% de la población acapara el 80% del capital monetario del país. Esta regla 80/20 también sirve para el tiempo, adaptando esta teoría a que el 80% de nuestros ingresos están obtenidos en el 20% de nuestro tiempo activo. Por tanto, eliminar ese 80% del tiempo restante solo nos reduciría el capital un 20%, por lo que sería rentable ganar tiempo libre.

La ley de Parkinson procede del historiador Cyril Northcote Parkinson. En él se advierte de que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización«. Es decir, te anima a reducir al mínimo el tiempo para hacer cada tarea aumentando así la productividad.

En conclusión, Tim Ferriss te recomienda eliminar tareas por hace y reducir el tiempo para realizar cada una…

Método Jerry Seinfeld

Jerry Seinfeld es un conocido humorista que también ha querido desarrollar su propia metodología de productividad y que asegura que él mismo ha usado para conseguir una trayectoria exitosa.

Este método Seinfeld es muy sencillo, y te puede ayudar a crear hábitos de una manera bastante rápida e intuitiva. Tan solo necesitas un calendario y un rotulador, o una app como Calendar. Lo demás consiste en seguir estos pasos:

1. Ten siempre presente tu calendario, para poderlo ver cada día.
2. Apunta la tarea que deseas que se transforme en hábito, y cada día que cumplas tu objetivo haz una marca.
3. El reto es tratar de no romper la cadena y conseguir marcas consecutivas. Si logras llegar a los 20-30 días, se transformará en un hábito.

Conclusión

No existe una metodología mejor o peor, todas tienen sus pros y sus contras. La idea es poder aprender los puntos fuertes de cada una de ellas para lograr mejorar tu productividad. Puedes crear una especie de «Monstruo de Frankestein» con lo que más te guste de cada una o lo que mejor se adapte a ti.

Personalmente, para mejorar mi productividad, uso una combinación de varias de ellas. Algunas de las cosas que me ayudan son:

• Mantener una rutina diaria muy concreta, para que se transforme en un hábito. Y es implica una alarma para despertarme a una hora concreta, horarios para las comidas o pausas, etc.
• Además, intento establecer una meta diaria alcanzable y cumplir todas las tareas para esa meta. A veces he intentado establecer horarios o sistemas similares al POMODORO, pero realmente no son flexibles para mi, ya que algunas tareas puedo seguirlas haciendo durante más tiempo y no me pesan tanto, y otras me canso muy rápidamente. Por tanto, finalmente termino incumpliendo esos espacios. Así que evito eso y me guío  mejor por objetivos.
• Dejar el móvil alejado para no tener la tentación de consultarlo frecuentemente, y evitar otro tipo de distracciones. A veces, inconscientemente, miras la hora en el móvil si lo tienes cerca, o te paras unos instantes para consultar si alguien te ha enviado mensajes, etc. Al finalizar el día, cuando sumas todos esos instantes que has pasado mirando el móvil, el tiempo resultante puede ser alarmante y te da la idea del tiempo perdido en algo improductivo. Mejor ten un momento para consultar emails, mensajes, redes, etc. Y evita hacerlo el resto del día.
• Si estás inmiscuido en una tarea y hay algún problema que te impide ver la solución o te bloquea, mejor déjala. No te obceques. Será tiempo perdido. Es mejor despejarse, dejarla para el día siguiente, y todo lo verás mucho más claro. ¿Cuántas veces has intentado localizar la solución a un problema y has pasado horas y horas frente a él sin ver solución? Finalmente te cansas, lo dejas para el siguiente día, y al retomarlo, casi de forma instantánea, encuentras cuál era el problema que tantos dolores de cabeza te había dado. Algunos errores se volverán muy evidentes se haces eso. Y así podrás aprovechar las horas que habrías malgastado sin encontrar solución para otra tarea.
• Además, relacionado con lo anterior, algunas ideas o soluciones llegan cuando menos lo esperas. Puedes pasar horas en el trabajo o frente a una pantalla, que tal vez no llegarán. En cambio, cuando te relajas, mientras paseas, o cuando estás haciendo otra tarea totalmente diferente, llegan…